Adrea
#BienDansMonJob
C'est se sentir chaque jour 
 mieux accompagné
Par Delphine SANTINI
Le 04.01.2019

5 conseils pratiques pour surmonter les distractions au travail et rester concentré

Il est très difficile d’arriver à se concentrer au travail : mails constants, préoccupations personnelles, réunions intempestives… 
Pour attaquer 2019 avec de bonnes résolutions, voici quelques conseils pour éviter les distractions et être plus efficace.

 

« Je ne t’ai pas raconté ce qui est arrivé à Marie-Jeanne ? Figure-toi qu’elle… [sonnerie de téléphone]… » Hélas, nous ne saurons jamais ce qui est arrivé à Marie-Jeanne. Non pas que celà ne nous intéresse pas, mais entre les collègues bavards, les mails qui pleuvent ou les réunions de dernière minute ; comment faire pour se concentrer sur ce dossier que l’on devait rendre hier ?!?

Un mode de travail qui nous pousse à gérer d’abord les urgences

En 2011 déjà, l’Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises (Orse) s’inquiétait de la place occupée par les mails en entreprise : 65% des salariés vérifiaient leur boîte mail toutes les 5 minutes. Or, il faut parfois 10 minutes pour se replonger dans son travail. Ramené à une année entière, cela correspond à 24 jours de travail perdus.

Une autre étude (Sciforma, spécialiste de la gestion de projet) datant de 2010, révélait qu’il est « impossible pour un Français de rester concentré plus de 12 minutes sur son travail sans être interrompu ». 9 ans plus tard, avec la multiplication des écrans et des réseaux sociaux, ces sollicitations n’ont fait qu’augmenter. Et cela nous a conduit à changer notre façon de travailler, en gérant l’urgent au détriment de l’essentiel.

Mais ce n’est pas la meilleure façon de gérer ses dossiers. Alors pour bien commencer 2019, vous prendrez bien quelques conseils pour éviter un maximum de sollicitations qui nous empêchent d’être efficace pendant nos heures de travail ?

1. Apprenez à connaître votre rythme de travail

Le matin, vous avez besoin d’un litre de café avant d’être vraiment efficace ? Vous craignez le coup de barre de digestion de 14h30 ? Soyez honnête avec vous-même pour identifier les moments de la journée pendant lesquels vous êtes moins efficace. À l’inverse, réservez les créneaux pendant lesquels vous savez que vous serez concentré, pour finaliser un gros dossier ou terminer une présentation.

Et le matin, pendant que vous buvez votre café, lisez vos mails ou faites des tâches qui exigent moins de vigilance.

2. Rendez-vous (un peu) moins disponible

Merci Outlook, qui permet de faire savoir à tout le monde à quel moment on est “dérangeable” ;) Il faut se créer des plages de travail personnel que vous afficherez sur votre agenda d’équipe. En substance, vous expliquez à tout le monde : là, j’ai besoin de me concentrer pour avancer sur ce dossier.

Vous pouvez même couper ponctuellement votre téléphone, et fermer votre boîte mail. De nombreux experts comportementalistes encouragent à ne consulter ses mails que 2 ou 3 fois dans la journée, pour moins se déconcentrer. Saviez-vous qu’en moyenne, en entreprise, on reçoit 88 courriels (dont seulement 12 messages classés comme spam) chacun, et qu’on en envoie 34 par jour ? Une activité qui occuperait les cadres français plus de 5 heures par jour (étude Adobe, 2015) !! Et celà ne va pas aller en s'arrangeant : en 2018, nous avons échangés 281,1 milliards d’e-mails dans le monde. En 2022, les projections (source statista.com) estiment qu’ils dépasseront les 330 milliards...

Attention, il n’est pas question de ne pas du tout être joignable. Mais pourquoi ne pas répondre durant un ou deux créneaux horaires à ces courriels, plutôt que s’interrompre à chaque fois qu’un nouveau mail arrive ? De la même manière, supprimez les alertes visuelles ou sonores qui vous notifient de l’arrivée d’un message.

3. Adoptez la règle des 40-15-5

Pour être productif, il faut organiser son temps de travail pour efficace. Le cerveau a beaucoup de mal, même sans source de perturbation externe, à se concentrer sur une tâche de façon prolongée. Alors, on lui facilite les choses en partageant son temps de travail. Dans les 40 premières minutes de l’heure, bossez à fond, en vous plongeant entièrement dans la tâche que vous vous êtes fixée. Puis, accordez-vous 15 minutes pour consulter vos messages et vos mails, ensuite faites une pause durant 5 minutes.

C’est l’occasion d’aller se dégourdir les jambes, de reposer ses yeux fatigués par les écrans (connaissez-vous la technique du palming ??)... ou d’enfin savoir ce qui est arrivé à Marie-Jeanne !

4. Créez votre bulle pour vous isoler

Là, pendant que je rédige cet article, par exemple, j’ai un casque sur les oreilles. Aucune musique dedans. Mais juste de quoi me concentrer, en créant une barrière physique avec l’extérieur. Cela permet également de faire comprendre aux collègues qui auraient envie de discuter, que je ne souhaite pas être dérangée à ce moment ;)

Porter un casque pour s’isoler, fermer la porte de son bureau, afficher un panneau “ne pas déranger”... Ce sont autant de façons de se protéger des sollicitations externes qui empêchent de se concentrer.

5. Optimisez votre espace de travail

Vous travaillez en open-space ? Vous êtes sans cesse dérangé par les allées et venues de vos collègues ? Tournez votre bureau pour vous protéger de ces distractions. Isolez votre espace avec des plantes en pots.

Et surtout, évitez les stimulis visuels : hop, on range ce bureau ;) Pas seulement tous les 6 mois avant les vacances, mais régulièrement. Voire après chaque tâche que vous aurez terminée : on s’offre un maximum de répit visuel en se débarrassant des piles de dossiers ou de notes qui encombrent le bureau – et notre esprit du même coup – , pour être plus concentré, donc plus performant.

D’ailleurs, n’oubliez pas de lister les tâches que vous devez accomplir, cela vous permettra de ne rien oublier et de les barrer lorsqu’elles seront terminées.

Malgré des progrès indéniables (comme le droit à la déconnexion), clairement, nos comportements ultra-connectés ne changeront pas du jour au lendemain. Alors pourquoi ne pas s’adapter et recourir à la méditation au travail, qui « stabilise l’attention, augmente la capacité de concentration et la faculté de passer d’une tâche à une autre » affirme Christophe André, auteur de “Méditer, jour après jour” ? Elle a au moins l’avantage de satisfaire trois besoins essentiels pour notre cerveau : la lenteur, le calme et la continuité.

Sinon, il reste aussi la sieste au travail : si, si, c’est prouvé, nous sommes plus performant ensuite !

   

Delphine SANTINI

  

  

Dans la même catégorie

Le 27.06.2019

Le coworking arrive dans nos campagnes !

Travailler en espaces de coworking séduit de plus en plus de personnes, pas seulement en ville mais aussi à la campagne.
Le 13.06.2019

Quelques exercices pour s’entretenir au bureau

Comment lutter contre le manque d’exercice quand on passe la journée assis au travail ? On vous donne quelques pistes.
Le 09.05.2019

Manger des fruits au bureau pour stimuler notre cerveau

Le printemps nous donne envie de faire le plein de vitamines et de fruits. Ça tombe bien, ils seraient notre meilleur allié pour stimuler notre cerveau. Alors ne nous privons pas : abusons des fruits au bureau pour nous booster !!